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まずは発生する行事・イベントをすべて把握する

過去の実施履歴や年間計画、また各部署から追加されるイベント等をリスト化し、次年度に行われる行事のすべてを可能な限り把握します。これをカレンダーへ落とし込みスケジュールを作成することになりますが、行うべきイベントの数をいかに絞れるかが、計画立案効率化の最大のポイント。すでに形骸化しているものを廃止し、内容や目的が類似するものは合同し、頻度が多くて負担になっているものは頻度を減らすなど、予備日を入れられるゆとりを持ったイベント数に収まるようにするのが大切です。

振替の基本ルールも明確化する

かっちりと計画しても、災害による交通機関の運休や大幅な遅れなど、予想外のトラブルに見舞われて日程を変更せざるを得ないケースはままあるもの。すべての行事に「予備日」を設定するのは、過密なスケジュールでは現実的ではありません。そこで設定しておくべきは、「振替の場合の基本ルール」。定期的な行事なら「翌日に順延」か「翌週の同じ曜日に順延」か、それとも「次回に繰越」かなど、行事内容に即したルールを設定しておき、それを周知しておきましょう。予備日を設定するのは、振替がきかない重要なものだけで済みます。

スケジュール調整用の「集中期間」を用意しておく

どうしても不確定要素が多く、確定しきれない状態で計画を立てないとならない場合、「社内行事集中期間」を設定するという方法もあります。半期に1度程度の頻度で、2週間ほど集中して会議室を確保し、その期間内で未消化となっている行事や研修を消化する”集中期間”をあらかじめ確保することで、振替日を設定できなかったイベントの”駆込寺”としても活用できます。

貸し会議室を「集中期間」の期間で予約しておくと、場所の手配や、会場案内の手間も省けより安心です。イオンコンパス会議室でも、事前の予約を受け付けておりますので、ぜひご活用ください。