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貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
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リスクマネジメント
コロナウイルス流行の影響で、大企業を中心に一挙に広がったテレワーク・リモートワーク推進の動き。業種によっては「全社員を対象」「テレワーク可能な8割以上の社員を対象」などと多くの従業員が対象になる企業も出ています。オフィスへの出勤が難しくなる状況が長引くと予想されるなか、今回は、オフィスに代わる「テレワーク拠点」として貸し会議室を利用するメリットについて考察します。

オフィスを分散化し、余裕のとれる空間作りに

他の入居企業で感染者が出たため、オフィスのあるビルに入れなくなるケースなども予想されます。突然、すべての部屋が使えなくなってしまうリスクを軽減するために、貸し会議室を一定期間確保して、社員のリモートワーク用スペースとして活用する方法が考えられます。オフィスの人口密度を一定以下に抑えるため、貸し会議室へ人員を分散するという使い方も可能です。

駅前のカフェやネットカフェ、リモートワーク用ブースの”不確実性”

「ノートPCを社員は持っているから、いざとなれば近所のカフェやネットカフェなどを使ってもらえば…」という考えもありますが、実際にカフェやネットカフェに足を運んでみると、「電源が使えない」「コンセントの数が足りない」「使おうと思ったときに席が空いていない」といった事態が多いもの。パソコンが使えて、Wi-Fiが入る場所を探していたら通勤に掛かるのと同じくらいの時間が過ぎてしまうことも。無駄な時間を減らし、労働時間短縮を図るためにも、確実に使えるリモートワークスペースを確保するといいでしょう。

長期利用で利用料の割引も

連泊するとホテルの宿泊料金が割引になるように、長期間一括して利用すると割引になる貸し会議室も少なくありません。料金表に記載がなくても、1週間や1ヵ月、同じ時間で確保したいという旨を伝えて相談すれば、割引交渉ができることもあります。手続きの手間も減らせて、利用する都度こまめに借りるよりも、総合的に見ればコストダウンにつながります。

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