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会場へのアクセスや、会場内の温度・湿度といった環境要素の一つとして「Wi-Fiが快適につながるか」という点も、ホスピタリティを考える上では見逃せません。貸し会議室ではWi-Fiが無料で提供されているところも多くありますが、「つながりやすさ」は一様ではありません。来場者用にWi-Fiを開放する際の注意点を紹介します。

ルーターの「最大接続台数」を確認しよう

まず確認しておきたいのが、Wi-Fi接続用のルーターが「最大で何台の端末が同時に接続できるか」というスペックです。これはルーターの製造年や機種のグレードによって大きく異なります。数年前の機種であれば16台〜32台程度のものも多く、あるメーカーの最新機種では25台〜384台とかなり幅があります。貸し会議室で使用されているルーターの機種・型番を確認して、会場では最大で何台まで同じWi-Fiに接続できるかを把握しておきましょう。スマホやPC、タブレットを複数台使用する参加者もいるでしょうから「最大接続台数>参加予定人数」であれば足りるとは限りません。もし、会場で利用するルーターの最大接続台数が少ないようであれば「最大接続可能台数が●●台のため、つながりにくいタイミングが発生する可能性がある」と明示しておくといいでしょう。

ルーターが対応している「無線LAN規格」を確認しよう

もう一つ確認しておきたいのは、ルーターが対応している「無線LAN規格」です。同じWi-Fiといっても、規格によって周波数や最大通信速度が大きく異なります。新しい規格ほど最大通信速度は速くなりますが、対応するスマホやPCなどは少なくなります。機種のグレードにもよりますが、新しいルーターほど多くの規格に対応しています。逆にルーターが古いと旧規格にしか対応しておらず「Wi-Fiが飛んでいるはずなのに、通信速度が遅い…」と感じられる可能性も高いのです。「会場のWi-Fiの最大通信速度は●Gbpsです」と告知しておくといいでしょう。

無線LAN規格 最大通信速度 周波数帯
  IEEE802.11ax 9.6Gbps 2.4GHz帯/ 5GHz帯
IEEE802.11ad 6.7Gbps 60GHz帯
IEEE802.11ac 6.9Gbps 5GHz帯
IEEE802.11n 300Mbps 2.4GHz帯/ 5GHz帯
IEEE802.11a 54Mbps 2.4GHz帯
IEEE802.11g 54Mbps 2.4GHz帯
IEEE802.11b 11Mbps 2.4GHz帯

SSIDとパスワードは分かりやすく・見やすく伝える

無料で使えるWi-Fiがあるはずなのに、SSIDが見つからなかったり、パスワードが分からなかったりして、イライラとさせられた経験はないでしょうか? ありがちなのが、ホワイトボードに手書きのSSIDとパスワードが書いてあり、後ろのほうからは見えづらく、文字が不鮮明でログインできなかったりするケースです。

来場者への案内メールに会場内で利用できるWi-FiのSSIDとパスワードを記載してあらかじめ伝えておいたり、配布物と一緒にSSIDとパスワードを記した用紙を配ったりするだけでも、そのようなイライラは回避できます。

もはや当たり前となった、Wi-Fi環境をスムーズに提供することで、来場者のホスピタリティを底上げし、説明会・セミナーの成功につなげましょう。

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