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MICE 事務局 会議 間接コスト低減
そもそもアジェンダとはどのような意味なのでしょうか。英語のアジェンダ(Agenda)の語源はラテン語で、その意味は「実行に移されるべき(ことがら)」。会議においては「検討課題」「議題」といった意味で使われます。しかし、あなたのアジェンダは、ただ課題や議題を羅列した「会議の計画書」になっていませんか? 今回は、会議をうまく進めることを意識したアジェンダを作るポイントを紹介します。

会議のゴール設定を明確に

まず、もっとも重要なのは「何のために会議の時間を取るか」という目的を明確にすることです。目的とはすなわち「ゴール」。会議が終わった時に、次の行動に移れるのが理想であり、会議の本来の目的といえるでしょう。

良いゴールは、達成すると行動が具体的に分かります。例えば「次回の展示会の内容について」ではなく、「展示会で展示するコンテンツと、展示備品のリスト作りおよび担当者割り振り」とするだけでも、会議で何を話すべきか、決めるべきかが、すぐに参加者に伝わります。会議の目的をハッキリさせると、会議に参加すべきメンバーの精査ができ、「取りあえず話だけ聞いておく」参加者も減らせ、会議時間の短縮にもつながります。

複数の議題がある場合は時間配分を明確に

議題を精査したうえで、複数の議題がある場合は、内容の優先順位や意見集約の時間を踏まえて、それぞれの時間配分を明確にしましょう。その際、議題ごとに時間を配分するのではなく、1つの議題のなかでの進行(「情報共有」「課題の洗い出し」「課題の絞り込み」「具体的な対策」など)の1つ1つに時間を配分します。細かく時間を設定しないと、「途中はダラダラ、最後は駆け足」になってしまいがちです。

時間配分とともに設定しておくべきなのが「時間内に収まらなかった場合の対処」です。新たな会議を開くのか、締め切りを設定して後日意見を募るのか、判断をその場で決めるのではなく、あらかじめアジェンダに記載して共有したうえで議論を始めるようにしましょう。

当日共有は厳禁

「具体的な議題をまとめたアジェンダが作れた!」と胸をなで下ろしても、それが会議の直前だったら、意味がありません。会議の2〜3日ほど前にアジェンダは完成させ、会議参加予定者へ共有しておきましょう。会議が始まってから問題意識の擦り合わせを行っていては、会議時間を有効活用できず、消化不良になってしまいがちです。

忙しい時期だからこそ、短い会議時間をうまく活用し、会議をうまく進めるために、「アジェンダ」の見直しから始めてみてはいかがでしょうか?

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