Page Top

貸し会議室なら、駅とお客さまに近いイオンコンパスの貸し会議室

イオンコンパス会議室

貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
カテゴリー:
MICE 事務局 会議
会議の始まりが「前回の会議のおさらい」や、「決まったことの再確認」からになっていませんか? せっかく「出席人数×会議時間」を費やしているのに、その何割かは前回と同じことを話していることになってしまいます。そのような無駄を省くために、会議のたびに行っておきたい「決めたことを忘れないコツ」を紹介します。

議事録やホワイトボードの写真、決定事項を共有ツールで公開する

議事録をまとめて、参加者に共有していたとしても、冒頭のようなことは起こりがちです。その理由の1つは「議事録を見返さないから」。参加者にとっては一度耳に入れた話ですから、あとで見返す必要性を感じにくいのです。

その対策として、議事録をはじめとした「会議の結果」を社内SNSなどの共有ツールで公開し、会議に参加していない人にも共有しておきましょう。具体的には、会議終了時のホワイトボードの写真や、決定事項の一覧などです。もし社外などに公開できない情報が含まれているならば、社内SNSやグループウエアのような、非公開グループで公開します。

会議に参加していない人の目に触れることで、「あの会議のその後はどうなったの?」と質問されれば、リマインドとしての効果があります。目に触れる人の数は多ければ多いほど、その効果は高まります。

無料のリマインダーサービス(Googleカレンダー、Evernote、Slack)を利用する

もし、参加者だけにしか公開できないクローズドな内容であれば、無料で使えるリマインダーサービスを活用し、次回の会議の前に繰り返しリマインダーとして「会議の結果」を送るようにしましょう。繰り返し送ることで次回の会議前に目に触れる確率を高め、会議時間のムダを省くのに役立ちます。

無料のリマインダーサービスとして「Googleカレンダー」「Evernote」「Slack」などがあります。それぞれの使い方を簡単に紹介します。

Googleカレンダー
カレンダーに予定を入れるのと同様に「リマインダー」の予定を設定できます。「毎日」「毎週の同じ曜日」「毎月最終の同じ曜日」「毎年」「毎週平日」など、通知設定を細かく選べ、ブラウザ上やスマホへの通知も可能なシンプルなリマインダーです。

Evernote
保存したドキュメントに対してリマインダー設定ができるのが、Evernoteのリマインダー機能の特長です。ノートを開き、画面上部の時計のアイコンをクリックし、リマインダー間隔や期日を設定します。

Slack
スラッシュコマンド「/remind」を使うか、またはメッセージのメニューから、リマインダーを設定することができます。「/remind」を使うと詳細にリマインドの期間や時間、表示されるコメントなどをカスタマイズできます。カスタマイズ方法は、公式ヘルプの解説を参照してください。

会議の時間を奪う「おさらい」「再確認」を無くすための工夫として、リマインダーをご活用ください!

関連リンク

関連リンクはありません。

関連記事

機材や飲食の手配など何でもご相談ください!
空室確認・ご予約は各店舗へお電話を!
店舗一覧 受付時間9:00~18:00(平日の月曜~金曜)
時間外はネットでどうぞ 空室確認・ご予約