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イベントやセミナーを実施する際、意外と労力が掛かるのが「参加者名簿」の管理ではないでしょうか? 参加者リストを事前に入力・作成し、変更があればアップデートをして、当日は受け付け用に紙のリストを作って…と、アナログな仕事で事務局の業務も増えてしまいがち。今回はそんなセミナーの予約管理や受付業務を省力化するツールを紹介します。

無料で誰でも利用できる「Googleフォーム」

「Googleフォーム」は、無料のGoogleアカウントがあれば誰でも利用できるWebフォーム機能です。フォームから「氏名」や「連絡先(電話番号やメールアドレス)」などの情報を入力すると、自動的にスプレッドシート化され、参加者名簿として利用できます。
イベント・セミナーの紹介ページにフォームを埋め込むこともでき、参加者のメールアドレスにフォームのURLを送ることもできます。イベント申し込み者自身に入力をしてもらえば、運営側でリストを作る手間はゼロになります

また、自動作成されるリストはクラウド上で保存され、リアルタイムで最新の状態に更新されます。スタッフ間での共有もURLを伝えるだけ。印刷するのは受付開始直前でもいいですし、タブレットやPCを使って画面でリストを見ながら受付対応も可能です。

無料イベントなら無料で利用可能な「Peatix」は、さらに高機能

Googleフォームが「リストの自動化」だけなのに対し、「参加者のアンケートフォーム作成」「申込状況のリアルタイムでの確認」「参加者へのメッセージ連絡機能」「イベント当日の受付管理システム」も無料で利用できるのが「Peatix(ピーティックス)」です。セミナーの告知ページを「Peatix」で作成でき、「Peatix」のユーザーに対してセミナーを告知することもできます。

セミナーのWeb予約+管理システムが利用できる会議室も

「Googleフォーム」は自由度が高い分、1からフォームを作る必要があります。また「Peatix」はイベント用のサービスですが無料版では利用できない機能があります。また、「慣れないサービスを使ってかえって混乱してしまうのでは」という心配もあるでしょう。1人だけが分かっていても、全体でその利用方法を共有できていないと、「結局、紙のリストを作った方が早かった」などという事態を招きかねません。

イオンコンパス会議室では、「セミナーの参加受付フォーム」「集計」「当日の入場受付」の一連の流れをWebシステム化した「MICE受付システム」を提供しています。こちらを活用すれば「参加登録とリスト化」はもちろん「参加者への一斉配信」「キャンセル受付」などもWebから一元管理が可能。QRコードを使ったチケット機能も搭載されているため、当日の受付処理もスピーディーに行えるうえ、事前の知識共有の手間も最小限ですみます。

無料のサービスではセキュリティーの管理や情報漏えいが不安な方や、使えるサービスを探す手間を増やしたくない方には、会議室の手配と同時に、受付システムの手配も完了できる、イオンコンパス一括手配サービスを選ぶという選択肢はいかがでしょうか? MICE受付システムについての詳細は、イオンコンパスへお問い合わせください。

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