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事務局 会議
会議が連続する日は、忙しく働いたように思えるのに、振り返ると「結局何が決まったんだっけ?」と感じることはありませんか? 会議と言いつつ、雑談だけで時間が過ぎたり、一方的に話を聞くだけだったり…。そんな「ダラダラ会議」を防いで、効率良く仕事をするための方法をご紹介します。

「取りあえず会議」は開催しない

情報の共有や、意見の集約などの場としては、顔を寄せる会議よりもグループウェアを利用したオンライン会議のほうが向いているケースがほとんどです。テキストチャットやスレッドへのレスを見れば、議事録の作成は不要ですし、なにより同じ時間に参加者が集まらなくても、議論を進められます。LINEやFacebookのグループなどを、仕事用に活用するのもいいでしょう。「ムダな会議の数を減らす」ことで、効率を高められます。

人が揃わなくても、結論が出なくても「時間を厳守」!

どうしても顔合わせが必要なときだけ、時間と場所を決めて、会議室に集めるようにしても、会議が長くなってしまっては意味がありません。長くなってしまう理由として「開始時間までに出席者が揃わない」、そして「話が脱線して終了時間までに結論が出ない」ことが、よくあげられます。前者については、遅刻者を待つことなく、定刻通りに会議を始めるルールを徹底しておきましょう。もし、このルールをなおざりにすると、時間を守った人が損をしてしまい、誰も時間通りに集まらなくなります。後者の対策は「意見が出そろわなくても、時間になったら結論を出す」こと。その場で出た意見をもとに結論を出すルールを徹底できれば、時間内に意見を出す必要性が高まります。

すべての資料と会議のゴールは3日前には参加者に共有!

2つの時間厳守ルールを守り、“言ったもの勝ち“にならないようにするには、会議の3日前には資料をすべて共有するとともに、「この会議で決めること」というゴール設定を明確にしましょう。会議の時間に初めて資料に目を通すようでは“斜め読み“が得意な人からの意見しか集まりません。複数の視点で情報を読み解き、それぞれの専門性に基づいた意見を集める会議にするには、資料の事前共有が必須と言えます。また、ゴールによって意見の出し方も変わりますので「その会議で決めるのは何か」も、しっかり共有しておきましょう。

会議は「取りあえず行うもの」ではなく、「次のステップへの決定期限が差し迫ったときに行うもの」。そのような意識付けから、会議のあり方を少しずつ変えていけば「ダラダラ会議」から卒業できますよ。

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