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セミナー ビジネスセミナー リスクマネジメント 事務局
台風・ゲリラ豪雨・地震、そしてそれに伴って発生する交通機関のトラブル…。参加者やスタッフ・関係者の安全を期する対策の一つとして、セミナーの事務局は当日の天気予報や交通機関の運行情報チェックし、もし会場へ向かうのが困難な状況になったり、危険を伴うのであれば、中止や延期を判断する必要があります。その際の判断基準は、あらかじめ議論されているでしょうか? 

事前に予想できる場合は、前日に判断

「大型で勢力の強い台風の進路が、セミナー会場やその周辺を直撃する」
「豪雨の予想や、警報・特別警報が気象庁から出ている」
「大雪が1週間程度続くという『異常天候早期警戒情報』が発表されている」

気象庁からこのような、天候に関する事前情報が発表されていないかどうか、いち早くチェックできるようにしておきましょう。大都市圏であれば、全国放送のニュースなどでも報じされますので、いち早く情報が入手できるように確認します。地方で開催されるセミナーの場合は、地域のテレビ局や新聞社のWEBサイトや、気象庁のサイトなど、地域に密着した情報源もチェックするよう心がけましょう。

鉄道会社から「間引き運転」「運休」、航空会社から「欠航」の情報が発信されているかどうかも合わせて、もし午前中のセミナーが予定されているのであれば、前日の18時ごろには開催か中止・延期の判断を行って、関係者へ連絡するのが良いでしょう。

夜中に発表された場合は?

気象庁からの「大雨/暴風警報」「特別警報」が夜中に発表される場合もあります。その場合にも備え、「朝何時の時点で、警報・特別警報が発表されていたら中止もしくは延期」などと、時間を基準としたルールを設定しておきましょう。また、これらのルールはスタッフ側だけでなく、参加者や関係者にも申込時などに伝えておくようにしておきましょう。

突発的な事故のときには?

天候以外でも、突発的に発生する事故などで交通機関がまひした場合、開催の可否を速やかに判断する必要があります。交通機関や鉄道会社のSNSアカウントや公式サイトで発信される、運行再開に関する情報をチェックしても、運転再開時間が読めない可能性もあるので、こちらも「何時までに運転再開しなければ、中止・延期の連絡を行う」といったルールを設定しておくといいでしょう。

参加者やスタッフの安全を第一に、速やかに判断するためのルールを決めておくようにしておきましょう。

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