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スマートフォンが登場してから、約10年。総務省「平成29年版 情報通信白書」によれば、2013年には13〜19歳のスマホ普及率は50%を超え、2016年では81.4%に達しています。その一方、加入電話の加入率は近年下がり続け、20代・30代の世帯では「家に固定電話(加入電話やIP電話)がない」という世帯のほうが多数派になっています。そのため、電話を取り次ぐ経験がないまま、社会人になる人も増加中です。今回は、若年層向けの「電話の取り次ぎ」に関する豆知識を紹介します。

「相手の名前・会社名」「呼び出し相手」「用件」の3ポイントを押さえる

電話を受けて、他の人に取り次ぐ場合、必要な情報は「電話を掛けてきた相手の名前と会社名」「誰を呼び出したいか」「電話の用件」の3点。当たり前すぎるかもしれませんが、人生で初めて固定電話を使う人にとっては、取り次ぐのも初めての体験です。まずは、この3ポイントを忘れずに聞くよう、心がけましょう。呼び出し相手が不在の場合、折り返し電話することもありますので、「相手の電話番号」も聞いて控えておきましょう。一般的なオフィス電話であれば、番号は通知されますが、スマホのように履歴が見られるとは限りません。また、「折り返しは携帯へ」と言われることも。


「役職名」での呼び出し

通常であれば、電話を掛ける場合には、話をしたい相手がいるはず。会社の代表電話や部署宛なら「○○さんはいらっしゃいますか?」と聞くのが通常の手順ですが…、呼び出したい相手の名前を言わず「社長さんは…」「人事部長はいらっしゃいますか」などと掛かってくるときには注意しておきましょう。その場合、無作為な電話営業の可能性が考えられます。もし本当の知り合いでしたら、携帯や直通の電話に掛けるでしょうし、名前を言わずに呼び出すことは稀でしょう。さも、知り合いかのごとく親しげに「社長さんを」などと呼び出す場合もありますが、そのまま取り次がずに、相手の名前と呼び出し相手の名前を確認して、折り返しの連絡にするのがいいでしょう。もちろん、「名前を失念した」という可能性もありますので、丁寧な対応はお忘れなく。




安易に名前を伝えない

外部から社内のデータなどを盗み見する「ハッキング」の手法は、ネットワーク経由だけではありません。「ソーシャルハック」「ソーシャルハッキング」と呼ばれる手口があります。これは、メモや口頭での情報など"人伝い"に情報を入手し、社内のシステム管理者を特定して、パスワードを入手するウイルスメールを送り、管理者情報などを手に入れるという手法です。社員の名前やメールアドレスなどを、取引先や顧客を装って聞いてくるケースもありますので、そのような情報を口頭で求められた場合も、いったん折り返して本人に確認をとるなどしておくのがいいでしょう。

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