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会議には欠かせない「議事録」。しかし、それを作るのに時間が掛かりすぎてはいませんか? 今回は、無料で使えるオンラインツールの中から、議事録作成に便利な機能を持ったものをご紹介します。

複数人で簡単に使え、音声入力も可能な「Googleドキュメント」

無料で使えるオンラインドキュメント「Googleドキュメント」は、複数人での議事録作成にも便利なツールです。会社でGoogleアカウントを利用していれば、その組織(ドメイン)内での共有や編集・閲覧の制限も簡単に設定できます。特に便利なのが「音声入力」です。メニューの「ツール」から「音声入力」を選択すると、マイク等で入力された音声を自動的に文字に起こすことができ、その精度の高さはかなりのものです。ただし、長時間の入力がまだできないため、「議事録に残したい発言を、音声入力で拾う」といった使い方や、参加者の発言や意見をまとめて、進行役がそのまとめた内容を音声入力するという形での活用が便利です。

議事録に特化したオンラインエディター「GIJI」

GIJI」は、その名が示すとおり議事録作成に特化した、オンラインエディターツールです。日付や時間、場所、参加者、書記など、項目を埋めていくだけで議事録が簡単に始められます。議事録の本文も、大項目、中項目、小項目が後から入れ替えたり追加できたりするので、話のポイントを次々とメモしていき、後からグループごとに分類したり、項目ごとにまとめたりするのも直感的に行えます。Googleドキュメント同様に、リアルタイムで会議のメンバーに共有でき、作成した議事録を日付順にリスト化する機能もあります。無料版と有料版とがあり「ユーザー数20名まで・保存容量500MBまで」であれば、無料で利用できます。

録音機能も付いている「Evernote」

議事録のために音声を録音する、という方法もありますが、会議のすべてを文字に起こすのはかなりの労力ですし、あまり意味がありません。しかし、会議中には後から一字一句文字にしておきたい重要な発言があることもしばしばです。「Evernote」は、オンラインでメモを記録できるツールですが、画像や音声もまとめてファイリングできます。特に便利なのが、録音機能。無料プランであれば、1つのノートにつき25MB分まで音声を録音できます。パソコンやスマホのマイクから録音可能ですので、タイピングが追いつかないときの保険として、または文字では伝わりづらいニュアンスも含めて記録したいときに使えます。

イオンコンパス会議室では、無料でWi-Fiをご利用できますので、スマホのテザリングやWi-Fiルーターを用意することなく、会議の際に上記のオンラインツールが活用できます。議事録作成に時間を取られている…とお悩みの方は、ご参考にどうぞ。

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