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貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
カテゴリー:
MICE 事務局
セミナーは、使い慣れた会場で、いつもと同じスタッフ…とは限りません。急遽、会場が変わったり、担当者が変わったりすることも日常茶飯事。急に事務局運営を任されたときに、ミスがおこりがちなポイントをチェックしておきましょう。

  • 「開場時間」と「開演時間」は、会場入り口にも掲示しよう


  • 開場時間よりもかなり早く来場する方は、ほとんどのイベントにいらっしゃいます。会場入り口の設営ができていないと、いつから開場するのか分からず、その場で待つケースが多いのです。設営を始める際には、会場入り口に「開場時間」を掲示すると、早く来場する方も質問する手間が省けます。


  • トイレのほか「喫煙スペース」「自動販売機」の場所や有無は必ずチェック


  • 喫煙者の数は少なくなったとはいえ、厚生労働省の2017年の統計によれば、男性で約28%、女性で約9%の喫煙者がいます。非喫煙者にとって喫煙スペースは知らなくてもいい場所ですが、その場所は喫煙者には大切な情報です。建物内すべてが禁煙、というビルも増えていますので、スタッフ全員が非喫煙者だった場合でも、喫煙スペースの位置は必ずチェックして、答えられるようにしましょう。また「自動販売機」も、使わない人にとっては盲点になりがちです。


  • 照明やスポットライトの消し方をチェック


  • 照明の付け方は簡単です。なぜなら、全部のスイッチをオンにすればいいから。しかし、使い慣れていない会場で「部分的に照明を落とす」のは、至難の業です。講師側だけ暗くするときや、窓と反対側だけを明るくするといったように、セミナーの開催中に、照明を落とす必要があるケースは多々あります。セミナー中にパチパチと点けたり消したりすることのないように、事前にチェックしておきましょう。


  • 参加者の名前リストには、ふりがなも忘れずに


  • 事前申込みの参加者(来場者)のリストには、必ずふりがなを振っておきましょう。申込み順の番号や、電話番号などでソートすると、受付時に名前を探すのが大変です。また、申込時にふりがな情報も必要になるので、事前の準備もお忘れなく。


  • 前の席から座ってもらう工夫を


  • 一般的な傾向として、席を自由に選べる会場の場合は、後ろ側の席を好む方が多いようです。開場直後は、セミナーの資料を講師側に近い、前の席だけに置き、前の席が埋まってきたら、後ろ側の席にも資料を置くようにすると、自然と前のほうから席を埋めることができます。


  • 早く来る人と同様に、遅れる人も必ずいる


  • 早く来る人がいるのと同様に、開演時間を過ぎてから到着する人も、ほぼ必ずといっていいほどいます。開演してから会場に入る際に、すでに座っている参加者や講師の視線を遮らないように案内できるよう、遅れて来た方用の動線を確保しておきましょう。また、その際は、ドアの音を立てたり、足音を鳴らしたりしないよう、スタッフ側の心配りも忘れずに。


  • 参加者の振るまいを見ながら、空調を管理する担当者を


  • 寒い季節は、空調の調節が難しい時期です。会場にいる参加者の様子を見ながら、温度設定や風向きが適切かどうかをこまめにチェックしましょう。あらかじめ、お手洗い等の場所を説明する開演前の”前説”の際に、「温度調節を希望する場合は、この担当者に声がけください」と、空調管理の担当者を設定しておくとスムーズです。

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