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会社行事にありがちな”失敗あるある”。なるべく繰り返したくないものですが、それを防ぐためにはどのようなポイントに気をつければいいのでしょうか。今回は、同じ失敗を繰り返さないコツを紹介します。

会場準備にまつわる”あるある”

意外と多いのが、「会場の押さえ忘れ」です。行事のため会議室を予約したが、日付が間違っていたことに前日になって気付き、空いている会議室を予約し直すはめに…。予約を別の会場で取ることによって、会場案内の作成などにも余計な手間がかかってしまいます。電話での予約では聞き間違い・言い間違いが、ネット経由のフォームやメールでの予約では、カレンダーの見間違いや、書き違いが主な要因です。予約を済ませてしまえば、万事終了と安心せず、何かの連絡のおりに、念のために口頭で確認して言質を取ったり、予約確認メールをもう一度チェックして、予約した日時に間違いがないか確認するフローを入れておきましょう。できれば、別の人にチェックしてもらうのがオススメです。

また、当日になって気付いて慌てるケースが多いのは「備品・設備の不足」です。特に、初めて使う会場は要注意。従来の会場では標準サービスだった設備や機材が、新しい会場では「オプションサービス」だったことに気付かず、当日になってから手配していないことが判明する、といったトラブルが少なくないのです。また、貸し会議室の数が多い地域は、他との差別化のために、標準プランに含まれる設備が多い傾向がありますが、競争相手の少ない地方の貸し会議室では持ち込みしないとならない場合も。そのようなトラブルを防ぐには、会場に付随する備品と持ち込み備品とを、すべてリストアップし、会場が変わったときにはそのリスト内の備品の有無を必ずチェックするように心がけましょう。会場によっては「ゴミを廃棄できず、持ち帰る必要がある」など、思わぬルールが設定されているところもありますので注意が必要です。

講師やセミナー内容にまつわる”あるある”

講師を招いて行うセミナーや研修では、一般的には「依頼する講師に話を通して、それからカリキュラムを決定」という順序で行うのが理想的です。しかし、現実には、会場の手配や「セミナーのテーマ」が先行して決まり、そのあとから、テーマについての有識者を探す、という段取りになってしまうこともあります。そのため、講師の手配やカリキュラムの検討が後回しになり、運営側が期待する効果をあげられなかった…という失敗も”あるある”の一つ。

そのような事態を防ぐには、前述の理想的な段取りで進めることが一番ですが、実際にはなかなか難しいものです。そこで、「何よりも先にスケジュールを決める」「その次に、人に依頼する事項は、他に優先して行う」というルールを設定しましょう。具体的には、関係者の都合が交錯し、日程がなかなか決められない場合は、「候補日を3つに絞ってもっとも都合の良い人が多い日にする」であるとか、講師に依頼したり、会場予約のアウトソーシングを行ったりする案件を優先して行うといった形で進めることで、待ち時間を減らして、時間的な余裕を生むことができます。

誰しも経験すると思われる”あるある”ですが、2018年は、なるべく経験しないように済ませたいものです。”あるある”事例を繰り返さないよう、ぜひご活用ください。

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