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イベント会場やセミナー、研修の会場の手配において、「あらかじめやっておけばよかった…」と後悔したことはありませんか? 年も改まるタイミングに合わせて、その後悔と決別できるコツをお教えします。そのコツとは「年始」の準備にありました。

次年度の計画をもとに、会場手配の必要をピックアップ

年明けは、4月から始まる新年度の事業計画や、行事の計画がそろそろ出そろう季節です。その中に、会場を手配する必要のある案件はいくつくらいあるでしょうか? 例えば、新卒生向けの就職説明会や面接、社員や内定者向けのセミナーや研修会、幹部会議や経営会議など、大規模なものから小規模なものまで合計すると、それなりの数になります。従来は部署や担当者ごとに、会場を手配していたものを、総務部や管理部が取りまとめ、貸し会議室に一括管理するという方法があります。イオンコンパスでは、自社で運営する貸し会議室のほか、他社の貸し会議室の手配もまとめて行えますので、そのような会社を利用して、一括して手配するとコストや予約・管理の手間も軽減できます。

スケジュール変更に伴うもろもろの業務のうち、もっとも早く行いたいのが「会場手配」です。会場が決まらないと、何も決められない…ということも少なくありません。万が一、スケジュールの変更があっても、貸し会議室の予約をアウトソースしておけば、慌ててゼロから会場を探し直すことなく、「あらかじめ押さえてある会場と同等の規模・同等の設備」といった手配ができます。これだけでも、手間はかなり減らせるはずです。

会場が早く決まれば、集客対策も早く行える

会場が早いうちに決まっていれば、集客や告知も、早い段階で行うことができます。特に、社会人を対象にしたセミナーなどは、開始時間が1時間違うだけでも、参加のしやすさがかなり変わってきます。会場を押さえられずに、仕事終わりの会社員を対象にしたイベントなのに、開始時間が早い時間になってしまったり、その逆に、終了時間が22時過ぎになってしまったりといったこともあるのです。また、参加人数に合わせた会場を押さえられずに、小さな会場にすし詰めになったり、大きすぎる会場でガラガラになったり…。そうなってしまうと、参加者へ与える印象にも悪い影響を与えかねません。

セミナー内容を充実させたり、集客活動にマンパワーを割けるように、部署や担当者に任せていた、会場手配・会議室の手配を一括化してみるのはいかがでしょうか? 


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