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MICE セミナー 事務局 内部統制 間接コスト低減
人事・総務部門が行っているセミナーや会議、研修などの回数は年間でどのくらいでしょうか? 参加する側から見れば、1年に数回かもしれません。しかし、主催する側から見ると、ひと月に一度でも12回、週に一度になれば50回にもなります。さらに同時進行で複数の準備が並行すると…。そんななかで、本来の業務がおろそかになってはいませんか?

イベント・セミナー主催側の「本来の業務」とは何か?

運営側の業務と聞いて思い当たるのは「会議やイベント、セミナーが円滑に進行し、無事、滞りなく終えるために、準備や当日の段取りを手配すること」。特に当日の現場では、刻一刻と状況が変化して臨機応変に対応する必要があるため、注意がそのことに向いてしまいがちです。しかし、本来の業務はそればかりではありません。イベントやセミナー・研修の目的を達するという、本来注力すべき仕事があります。

参加する側は「一期一会」を忘れずに

会場の手配や参加者・登壇者への事前連絡などは手数のかかる仕事がゆえ、そちらにかまけて、その他の目配りがおざなりになってしまうケースは多々あります。忘れたくないのが、運営側にとってはたくさんあるセミナーや研修の1つであっても、参加する側にとっては「一期一会」の機会だという点です。特に、宿泊や食事の手配ミスは印象に残りやすく、その後の関係性にも影響を与えかねません。

本来注力すべき仕事に、マンパワーを向けるために

セミナーや研修であれば、受講者の意識向上やスキルアップ。会議であれば議題の共通理解を得て、次のステップへの意識を合わせることが、本来の目的と言えるでしょう。例えば、一部の社員に参加をしてもらう研修をセッティングしたとしましょう。

参加者に対して「あなたは対象だから参加しましょう」と伝えるのと、「今後の会社の経営のためにあなたのスキルを生かしてもらうとともに、今後のキャリア形成に役立つ知識を得てもらいたい」と伝えるのでは、参加する側のモチベーションにも大きな違いが出てきます。「なぜ参加するのか」という疑問に答える思いや、ストーリーを、きちんと参加者に伝えるのも、研修の結果を次に繋げるための、非常に重要なファクターになるのです。

セミナーや研修、会議を通年で一括手配しよう!

本来注力すべき仕事に、マンパワーを振り分けるために活用したいのが、イベントやセミナー・会議の一括手配です。イオンコンパスでは、会議室手配、講師手配、参加者への連絡、交通・宿泊の手配などを、1つのイベント単位はもちろん、年間単位でお任せいただくこともできます。月次・年次で開催されるセミナーや会議を一括して手配することで、運営側にも余裕が生まれ、本来の仕事にきめ細かく対処できるようになります。

セミナーや研修、そして会議の質を高める方法は、企画ばかりではありません。参加者のホスピタリティを高めることで、モチベーションもあがり、得られる成果も高まるのです。

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