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貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
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ビジネスセミナー 事務局 会社行事 会議 懇親会 採用 新卒採用
採用や教育、そして顧客開拓のためのビジネスセミナーなど、様々な用途で会議室を手配する機会は訪れます。そして、会議室手配で頻繁にみられる傾向として「必要に駆られて取り急ぎ」手配をするというケースが見られます。けれども、会議室に付随した追加の手配や確認は後回しにしがち。結果的に、利用目的を想定通りに適える形が整わない・・・という事態に当日になって悩むケースも見られます。今回は、会議室手配で防ぎたい「失敗事例」をご紹介いたします。貸し会議室でのビジネスセミナー

失敗その1.備品の手配漏れ

きわめて初歩的な失敗ですが、会議室の手配段階では後回しになりがちで日が近くなるにつれてレンタルの在庫がなくなっていた・・・・というような事があります。例えばアイランド(島)形式での研修で、6台のホワイトボードを使用することを想定した場合には、研修でホワイトボードのレンタルができないだけで予定していた研修の形がとれなくなる場合があります。ホワイトボードに限らず、会議室を手配する際には、「何を行うのか」をまず具体的にした上で用途に合った手配をしていく事が必要です。

失敗その2.動線確認不足

講師を迎えるビジネスセミナーや、新卒採用の面接など、手配の際に真っ先に思い浮かぶのは「実施する室数」です。しかし、実際のところ同時に待合室や面談や商談などの交流を持つための予備部屋を設ける必要がないか?を一度イメージする必要があります。また、複数階に会場が分かれる場合には、オペレーションできる事務局の人数も増やさなくてはならない場合があります。

失敗その3.「当座しのぎ」の手配

近年は採用も売り手市場となり、スピーディな活動が求められているためつい目先の手配に終始しがちです。これは採用だけでなく教育や会社行事、ビジネスセミナーにも当てはまることですが、常に次のステップ・開催がある事を忘れてはいけません。開催間近には会場確認よりも資料などに目を通すことに時間を割いてしまい、行事が終了したタイミングで次の行事が1か月後に迫っている・・・、そして思い通りの会場がとれなかった。ということもありがちな話です。

会場、備品、教材、参加者との連絡など、事務局の仕事は多岐にわたります。その仕事が年中、時には重なって発生します。最も大事なのは「目的を果たすこと」であり、会場手配や準備はその手段の一つに過ぎません。
イオンコンパスでは、事務局担当者の皆様の目的をかなえられるよう、会議室の手配を一括で承ります。
当社で運営する会議室だけではなく、他社運営の会議室や宿泊、備品や講師手配などを年間のスケジュールに沿って手配・管理を行い事務局の皆様には資料作成やプログラム調整に専念いただけるようサポートをいたします。
「会議室なんて自分で手配できる」と思っている事務局の方も、「肝心な作業」にたどりつく前の無駄な作業が多いと感じてらっしゃる事務局の方も、まずは一度お気軽にご相談ください。

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