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会議には欠かせない議事録の質を高めるポイントについて以前にも紹介しましたが、「編集力」という視点を加えると、よりいっそう質を高めることができます。出席者が言いたいことと、あとで議事録を目にした人が知りたいこと、この2つの思いを上手に取り持つ編集のコツを紹介します。

「あれ」「それ」などの指示語を適切に言い換えてメモする

あとで議事録を読み返した際に、理解を滞らせてしまうのが「指示語」です。その場の空気や雰囲気のなかにいた参加者には理解できるかもしれませんが、発言の通りに議事録へ残してしまうと、意味を成しません。「あれ」「それ」「これ」といった発言は、それが指すものに適切に言い換えて記録しましょう。

もし、指し示すものが特定できない場合は、可能であれば、その場で「先ほどの発言は〜という理解で問題ないでしょうか?」と確認しておく、もしくは会議後に確認をとっておくのがいいでしょう。

「賛成」「反対」のスタンスを明確にメモする

議題に対して会議出席者からの意見を募る場合、発言者の立場(スタンス)は議事録にもしっかりと記録しておきたい情報です。賛成の立場からなのか、はたまた反対の立場の意見なのかで、ニュアンスが変わってしまうことも間々あります。ファシリテーターがいるならば、「この提案に賛成の人から意見を」などと、スタンスの異なる発言が入り乱れないように会議を進行してもらうと、議事録は段違いに記録しやすくなります。

また、立場が明確ではないまま意見が表明されることもありますが、その場合は「参考意見」などと、賛成・反対と分けて記録すると、後から議事録を見返したときに分かりやすくなります。

オフレコ話はメモしない

会議の内容を記録するのが議事録の役割ではありますが、その場限りにとどめておきたい発言が出ることも多々あります。そのような発言は、適宜言い換えをして記録したり、あえて記録をしないといった編集力が必要です。

オフレコ部分と議題に沿った論点を含んでいる発言、例えば「あの部署は腰が重いから、得意先側からの要望という形で、アプローチしたほうがいいね」などといった場合は、「経理部への働き掛けには、クライアントからの要望との旨を前面に出す」とすると、後から見返したときにも伝わる文章になります。

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