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カテゴリー:
MICE 会社行事 会議 内部統制 研修 間接コスト低減
経営者会議や大規模な会議の円滑な進行を支える「縁の下の力持ち」が、会議運営の事務局。しかし、裏方であるが故に担当したことのない立場から見ると、過小評価をされてしまいがち。予算や担当人数が少し減ってしまうだけでも、スムーズに回らなくなってしまうケースが多いのです。

これだけある!会議の裏方作業

【会議当日まで】
・会議発信文書
・カリキュラムの組み立て
・講師の依頼
・タイムテーブルの組み立ておよび調整
・会場の手配
・宿泊および食事の手配
・会場との折衝、下見
・レジュメや資料の取りまとめ
・質問等への対応

会議当日までの準備の特徴は、早々に準備をしても、さまざまな事情で変更されることが多い点です。いくら前もって準備をしても、肝心な当事者である参加者の方々にとっては「日が近くなってから詳細な情報を調整する」ことが多く、自分たちでコントロールしきれないという問題があります。そうした理由もあってか、準備に関わるスタッフ以外の多くの人にとっては、「前日まで」が締め切りと思われ、会議が近くなるに連れて慌ただしさが増していきます。

準備当初の作業量をもとにスタッフィングすると、会議直前にはオーバーフロー状態になってしまうケースも少なくありません。しかも、会議前だけスタッフを増やすのは非効率的でかえって混乱を生んでしまうため、人数を増やさずに対応せざるをえなくなっていることも多いのです。

【会議当日・会議後】
・会場セッティング
・サポートスタッフのケア
・レジュメ等の資料配布
・受付対応
・参加者への対応
・議事進行やそのサポート
・終了後の片づけ(資料回収、手土産配布など)
・報告書作成

当日は、それまでの準備期間以上に、臨機応変な対応が求められます。また、会場でのサポートスタッフを適切に配置したり、業務を割り振ったりするのも大切な仕事です。特にトラブル時の対応は、その重要度に応じて代替手段を用意しておくなどの手配が必要になります。

実はその業務のほとんどは外注できる!

これらの業務を少数のスタッフで切り盛りするのは、至難の業。仮にうまく回せているように見えても、そのままでは会議の本来の目的に力を割くのは難しいでしょう。カリキュラム作りや講師選定、会議での資料精査といった点に時間を配分できないと、会議の質は低下してしまいます。そのような問題への解決方法として、イオンコンパスでは会議の事務局業務を丸ごとお任せいただけるサービスを提供しています。

旅行代理店だからできる、会議室の手配から旅券・宿泊の一括手配をはじめ、会議事務局を支えるお手伝いを行っています。会議室スケジュール管理だけをお任せいただくところからでも承りますので、お気軽にご相談ください。

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