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議事録作りは簡単なように見えて、奥の深い仕事です。質の高い議事録があれば、会議で同じ議論の繰り返しを防いだり、新しい参加者が入るたびにおさらいする労力を省くことができます。しかし、議事録の作り方は、なかなか教わる機会がありません。そんな議事録はどう作ればいいの?と思うのも無理のない話です。そこで、今回は議事録の質をアップさせる3つのコツを紹介します。

一言一句漏らさずメモするのは諦める

テレビのアナウンサーが話すスピードで、1分間に約300語と言われています。いっぽうキーボードで文字を入力するスピードは、ある調査で700文字程度をローマ字入力した場合の平均では10分ほどかかるとの結果が出ています。「語数」と「文字数」ですので、単純には比べられませんが、圧倒的に音声として発せられる言葉の数のほうが多いことは確実です。

そのため、発言をリアルタイムで文字に起こすには、発言の数分の1〜10分の1程度しか記録できないことを念頭に置く必要があります。もし、一言一句たりとも漏らさずに記録する必要があるならば、録音や録画をした上で、テープ起こし専門の業者に文字起こしを依頼するのが、もっとも効率的です。

「発言者」「要旨」「キーワード」を重点的に記録する

発言のすべてを文字に起こさないならば、記録するのは一部でよいわけです。しかし、「どこを記録するか」にブレがあっては議事録の用をなしません。重点的に記録しておくと、あとで見返すときに役立つポイントの例としては、以下の様なものがあります。

・発言者…まとまった意見になりそうな発言があったら、発言者を記録する
・発言の要旨…全部を記録せずに、結論やニュアンスを示す言葉を記録する
・キーワード…固有名詞や特殊な単語、略語などは確実に記録する

誰が発言したかで、主旨やニュアンスが変わってくるケースは少なくありませんので、発言者は間違えずに記録しましょう。「佐藤」「鈴木」といった名字を入力するのは時間のロスですから、「A」「B」という記号で記入しておき、会議後に「A」を「佐藤」、「B」を「鈴木」と一括置換すれば、入力時間を短縮できます。

要旨については、発言の結論と、それに繋がるストーリーを記録します。話言葉の場合、順序立てて発言されることは稀です。「aについては○○と思う。理由は■■のため」という内容も、理由から話が始まったりします。また、話の途中で他者の発言が入り二転三転してしまうこともありますので、結論とストーリーを意識して発言をまとめ、記録を取るようにしましょう。

その際に、「キーワード」になる単語は大切です。入力スピードや記入スピードが追いつかないときには、単語をメモしておいて、発言が一段落したところで、メモしておいた単語同士の関係性をつなぎ合わせます。こうすることで、ストーリーを記録できます。

全員で議事録をとれば、会議が終わると同時に議事録も完成

参加者に公開しながら議事録をとるのも、オススメです。GoogleドキュメントやEvernoteのようなオンラインドキュメントを作り、それを参加者のPC等で共有したり、会議室のプロジェクターで投影するなどして、皆で見ながらメモをとれば、もし議事録担当者の勘違いがあっても、その場ですぐに指摘できます。さらに、会議参加者全員で一つのドキュメントに議事録を記録することも可能に。コンセンサスを得ながら議事録作りができ、会議が終わると同時に議事録も完成できます。

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