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貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
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MICE 内部統制 間接コスト低減
多くのサービスや業務がWEBで完結できるようになり、以前なら人手を費やした業務の多くは短時間での処理が可能になりました。貸し会議室の予約なども、その一つ。リーズナブルな会議室を探すときには、WEBから検索して、価格を比較して自ら予約をするのも当たり前。でもその便利さが、実は仕事の効率を下げているのかもしれません。

貸し会議室にまつわる業務は予約だけにとどまらない

ご存じの方も多いことかと思いますが、単純に予約をするだけなら、必ずしも現地に赴かなくてもいいので、WEBで済ませたほうが早くて安上がり。しかし、実際の業務はそれだけにはとどまりません。人数や期日・時間が変更になったり、会議の規模が大きくなり部屋を変える必要が生じたり、付随して交通機関や宿泊施設の手配が必要になったり、事前に資料を送付することになったり…と、会議室の手配以外にも、その業務は多岐にわたりがちです。結局WEBで完結することは少ないのです。

また、複数の会議室の手配ともなれば、その手間は数倍になることも。各社システムはバラバラのため、データ管理は結局別々になってしまい、その情報の統合はアナログの力に頼るしかなくなります。

「自分でできる」が「他の人はやってくれない」になる前に!

業務を分担する必要があるが、人手が足りない…。そのために少ない担当者(時には一人だけ)で回さざるを得ない状況では、本来の業務がおろそかになるという”見えないコスト”が発生してしまいます。内製化できることで、かえって業務を抱えすぎてしまいパンクしてしまう前に、オススメしたいのが、貸し会議室にまつわる業務をワンストップで代行するサービスです。

わずかな手配代行料で会議室の予約手配はもちろんのこと、備品の手配、交通機関・宿泊施設の予約や、出席者への連絡等の業務も行います。さらにイオンコンパスならば、自社会議室以外の全国の会議室でも検索や手配が可能。施設の選定条件などをお知らせいただければ、複数の会議室候補から予算・目的に最適な場所を提案しますので、他社にまたがる手配内容もすべてひとまとめでご提案できます。

当社の一括対応により、会議の人数増減やスケジュールの変更も、貴社担当者からの電話一本でまるごと処理はお任せ可能。会議室にまつわる面倒な業務を上手にアウトソースすることで、本来の業務へ専念できる環境作りをサポートします。

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