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徒然草の109段「高名の木登り」にもあるように、人は慣れてきたり、安心したりすると失敗をしてしまうものです。仕事の上では「定例行事」となったイベントや会議運営などがその一つでしょう。今回は、慣れてきたころに起きてしまいがちな失敗事例を参考に、それを防ぐ手だてを紹介したいと思います。

慣れているが故のうっかり忘れ

最初のころは会議に必要な備品・機材のチェックリストを毎回きちんと目視していたのに、回を重ねるごとに、「手配できている」という思い込みが生じてしまい、当日になってからチェック漏れに気付く「うっかり忘れ」は、慣れが生むミスとしてもっとも多いものです。防ぐコツとしては、チェックを別の人に頼むなどして、「一人が見過ごしたらミスになる」のを予防しましょう。また、いつもと異なる会場になったときも「あれは会場にあるのが当たり前」と思ってしまい、チェック漏れが生じる可能性があります。

場所が少し変わると動線は大きく変わる

急遽会場を変更しなくてはならない事態が発生するときに、慣れのために手配を怠った場合、定例行事を行っている「いつもの」部屋と違う貸し会議室を使うこともありますが、「同じ建物の、別の会議室」「隣の会議室」などは特に注意が必要です。使い慣れた同一の会議室という理由で設備や立地が似ているため、「ほぼ同じだろう」とチェックをせずに当日を迎えてしまい、現場入りしてから内装やレイアウト、必要な備品の重要な違いに気付く例があるのです。特に気にすべきは、動線と参加者からの視野。動線が異なると誘導方法もいつもとは変わります。参加者は特に、十分に変更連絡を確認せずに会場にたどりつく場合があり、誤って従来の会議室に入ってしまう…などのアクシデントが発生する可能性も。また、スライドが見えなくなる死角が生まれる可能性もあります。誘導で混乱をきたしたり、スライドが見えないとの苦情があれば、セミナー等の評価にも直結します。

ヒューマンエラーゼロには「分担」が効果アリ

こういったルーティーンワークのうっかりを防ぎ、セミナーや会合、会議の満足度を高め続けるには、ヒューマンエラーをなくす仕組みづくりが肝心。そのためには前述のように、チェックを別の人に任せるといった分担が大切です。担当者が一人だけで分担できない場合は、貸し会議室の予約や手配を一括して受け持ってくれる会社へ依頼するのもいい方法です。イオンコンパス会議室では会場確保だけでなく、備品調達や会議の案内配布、参加者の宿泊・交通手段の確保なども一括で対応可能。慣れてきたころから「外注」すると、エラーも手間も減らせます。

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