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オンラインで貸し会議室のスペックがわかり、予約も簡単にできるようになりました。特に、遠方で下見・内見が困難な会議室を借りるときには、忙しい担当者にとっては大変に便利です。しかし、実際に足を運んでみると、ウェブ画面上に掲載されたスペックだけではわからないところもあるものです。シミュレーションしておけばよかった!と後悔することも…。

そのようなミスマッチを避けるため、内見や下見ができない場合の、事前チェックポイントをまとめました。

会議室の広さを正しく把握するには!

面積や収容人数だけを見て決めてしまいがちですが、実際に着席したときの「余裕」や「隣との距離」などは数値だけでは、把握しづらいものです。そこでチェックしておきたいのが「机のサイズ」や「天井高」。例えば、長机の奥行きは「45cm」「60cm」の2種類が一般的。45cmですと、天板下の荷物置きスペースも小さく、横の席や、椅子の下に荷物を置かざるを得ません。そのため、一人当たりのスペースも小さく感じられ、窮屈な印象を与えます。また、脚を隠すパネルの有無も確認しておくといいでしょう。

「天井高」も数十cmの違いでも、参加者は椅子に座ってスクリーンや登壇者を見ますから、天井高の違いによる視界の差が大きくなるのです。いまいるオフィスの天井高を参考にして、借りる会議室の広さだけでなく、天井高も電話で確認するといいでしょう。スクリーンを使うときには、投影する高さにも関係しますので、ぜひチェックをお忘れなく。

「トイレ」と「タバコ」の動線も確認

トイレの位置や喫煙所の有無などは記載されていますが、こちらも見逃しがちなポイント。事前チェックを怠ると、タイムスケジュールに悪影響を及ぼす場合があります。特に女性向けのセミナーを行う場合、男女トイレの基数(部屋数)と人数とのバランスを間違えてしまうと、トイレが混雑して休憩時間が足りなくなってしまいます。また、喫煙所も、建物内にあるのか、外にあるのか確認しておきましょう。全館禁煙の建物も増えており、建物外の喫煙所へ行くまでにかなり時間がかかる場合もあるのです。

空調を部屋単位で調節できるかどうかは、意外と重要

大規模なビルを利用した貸し会議室などでは、セントラル空調のため、部屋単位で空調を調整しづらいケースもあります。季節や時間によって西日が窓から差し込んで、気温が高くなってしまったり、日差しでプロジェクタが見えづらくなることも考えられます。窓の大きな会議室では利用する時間によって、日差しがどう入るかも事前に押さえておきましょう。

また、次のようなポイントも忘れがち。下見や内見に行けないときは、事前に問い合わせをいれ、確認しておくといいでしょう。

■柱の位置とスクリーンの位置…投影した映像が見えなくなる死角がないかを確認
■飲食物の持ち込みの可否…ランチスポットが少ない場所では、持ち込み可にしておくと休憩時間の短縮につなげられます
■壁時計の位置変更が可能か…面接などで、面接官が時間を確認できる位置に変更できます

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