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MICE セミナー 新商品説明会
ITツールベンダーが主催する製品説明セミナーのようなビジネスセミナーでは、来場者へのホスピタリティの一環として、さまざまなものを配布するケースが見られます。「無料でプレゼントするのだから、少なくとも喜ぶはず…」と、提供する側は考えがちですが、受け取る側は「このタイミングでもらうのは困る…」と感じることもしばしばあります。そんなギャップを防ぐため、受け止め方によっては悪印象を与えてしまいかねないアイテムを紹介します。

ペットボトルのドリンク

長時間のセミナーであれば、セミナーの時間内にドリンクが準備されているのは喜ばれることも多いですが、短時間でのセミナーでは、参加者も飲み物を期待していない場合も多く、自分の持ってきたペットボトルのドリンクも飲みきれずに、持ち帰ることも多いもの。そうなると、ペットボトルは重くてかさばる荷物になってしまいます。特に、女性のカバンは小さく、新たなペットボトルの入る隙間がないことも…。また、近所にコンビニや自動販売機があれば、自分の好きな飲み物を、セミナー前に買っておくこともあります。もし用意するのであれば、すぐ飲みきれる小型サイズのペットボトルや紙パックがいいでしょう。

かさばる配布資料

会社概要のパンフレットや、製品説明パンフ、当日のスライド資料を印刷したものなど、十数ページサイズの紙資料なども、持ち帰るには重いのに、後から見返すことが少ないものです。参加者が報告書を作成するときに欠かせない、当日のセミナー内容の議題をまとめたアジェンダや、登壇者の情報を記載した進行プログラムを印刷する程度にとどめ、そのほかの資料はデジタルデータ化して参加後にダウンロード用URLを知らせたり、USBメモリで配布したりすると、参加者の負担も減り、好印象につながります。

封筒

配布資料を入れる封筒にも配慮が必要です。前述のように、女性用のカバンには入らないこともあり、封筒を手に持ち歩くことになってしまいます。落としたり忘れてしまったりする可能性も高くなるため、折りたたみにくい資料がある場合は、手提げ袋も用意しておくのをオススメします。

セミナーを通じて「参加者」を「顧客」へとステップアップしてもらうには、ファンになってもらうことへ意識を働かせましょう。「不便をいかに感じさせないか」という視点が、そのヒントになるはずです。

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