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貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
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貸し会議室を使うことはあっても、手配するのは初めて…という人もいるのではないでしょうか。突然手配を頼まれたときや、総務セクションに配属された初の仕事が貸し会議室の確保というときに役立つ、忘れがちなポイントをまとめてみました。いざというときのために、ご一読いただければ幸いです。

1:手配前に期日スケジュールを綿密に詰める

期日変更や会場変更は会議室の追加予算や参加者への期日訂正連絡が発生してしまいます。例えば、参加者やセミナーの講師への依頼を後回しにしてしまい、会議室の予約日とセミナーの都合が合わせられなくなったりするようなことがないよう、関係者のスケジュールを確保したうえで会議室の手配を行いましょう。スケジュールが曖昧だと、備品の事前納入スケジュール等にも影響します。会場確保も大事ですが、参加者への発信を後回しにすると、重要な商談など調整不可能な案件を抱えた参加者に、参加要請もしづらくなり悪循環を生んでしまいます。

2:講師を招く場合「机のレイアウト」までも事前に確認

外部講師のスケジュールを押さえて、あとは当日まで連絡無し…などというのはもってのほか。レクチャー内容やセミナー・勉強会の趣旨はもちろん、会場の机のレイアウトや備品の種類、プロジェクタの投影サイズなど、細かいところまですりあわせをしましょう。机のレイアウト一つで、会場定員が変わってくるため「これだけの人数を参加させるなら、もっと広い部屋を確保すれば良いのに…」といったすれ違いを生んでしまうこともあるのです。こうした準備の詰めの甘さを、参加者は冷静に見ています。

3:目的に応じた「定員数」を見極める

会議室のスペックとして「●●名収容」、「●●席」といった「定員数」がありますが、1人当たりのスペースは会議室ごとにまちまちです。さらに、同じ会議室であっても「試験」「セミナー」「会議」など目的によって、適した定員数は変わります。スペックの定員を鵜呑みにせず、1人当たりのスペースや、隣席との間隔がどのくらいになるのか、現場で確かめておきましょう。例えば、短い時間のセミナーならば1台で3人用としても大丈夫ですが、長時間であれば資料やPCを置くスペースが必要になるため、1台で2人までにしておくといった配慮が必要になります。また試験であれば、机と机との間隔も広めに取る必要があり、適した定員は少なくなります。

以上、基本中の基本として3点を挙げましたが、「飲食物の持ち込みが可能か」「ゴミの処分方法(持ち帰る必要の有無)」「宅配便での資料・機材の事前送付が可能か」といった事項を確認しておくと、当日に”しまった!”と焦ることもなくせます。もしそれでも解消できない不安があれば、まずは会議室を内見することをオススメします。その際のポイントは、会議室に常駐スタッフがいるかどうか。備え付けの備品やオプション備品の有無、Wi-Fiのつながり具合など、常駐していないとわからない点は、意外と多いものです。イオンコンパスの会議室では、常駐スタッフもおりますので、ご不明点はいつでもお気軽にお問い合わせください。会議室の手配だけでなく、大規模な研修の手配もご相談いただけます。

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