Page Top

貸し会議室なら、駅とお客さまに近いイオンコンパスの貸し会議室

イオンコンパス会議室

貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
カテゴリー:
MICE 会社行事 会議
「オフサイトミーティング」という言葉を耳にしたことはあるでしょうか? 「Off-Site(=現場を離れた場所)」で行う会議、という意味で、『人事労務用語辞典』には次のように解説されています。

「企業の重要な課題や案件を検討するにあたり、よりオープンで活発な議論を促すために、あえて社外に場所を移し、日常の喧騒から離れた特別な環境で集中的にミーティングを実施することを指します。」

総務部や経営企画部のようなセクションで、経営陣・管理職が集まって行われる経営会議や戦略会議の事務局業務を任された場合、どのようなことに気を配ればよいのでしょうか。今回はそのようなオフサイトミーティングの”裏方の心得”を紹介します。

その1:会議の目的と着地点を明確に設定する

集まって話したのに「実りのない会議」になることは、経営・幹部層の貴重な時間を割く会議では特に避けたいものです。実りのない会議の特徴は、何を合意すればいいのかというゴールが曖昧なまま話が進められる点。そのような事態を防ぐためには、会議での着地点、つまり決定すべき事項をあらかじめ洗い出し、参加者へ共有するのが大切です。もしも、決定事項のない、アイデアを中心に出し合うための目的とした場合には、ゴールが「決定」ではなく「アイデア出し」であることを明確にすることも大事です。

その2:「Off-Site」を意識する

オフサイトミーティングの本来の意味にのっとるならば、遠方への合宿形式で集中的に会議を行うのも効果を高める工夫になるでしょう。貸し会議室と宿泊をまとめて手配してくれる旅行会社もありますので、活用すると事務局の負担軽減にもつながります。宿泊場所と会議会場とが同じ施設でも便利ですが、合宿ではなく近隣の地区で参加者が日帰りで集中できる環境として、貸し会議室などを別途手配する方法もよいでしょう。

その3:「全員参加型」にするためには準備期間を十分に!

同じゴールに向けての議論を活発にするための当日運営の場での「小手先の工夫」もありますが、事業計画やビジネスの方向性を定める議論の場においては、そのような工夫は本質的な議論を深めるためにはあまり意味がありません。必要なのはオーソドックスな「準備」です。議論を深めるのに十分な資料と参加者の意見をまとめる期間をしっかりと設定するのが、事務局の腕の見せ所といってもよいでしょう。こうした会議で建設的な意見や考えを出すためには、参加者がいかに主体的に参加してもらえる仕組みを作れるかがポイントになります。

2週間程度ではあっという間に会議の日を迎えてしまいますので、会議のゴール設定を1カ月前に行いたいところです。ゴールへ到達するための課題や方策をA4用紙1枚にまとめもらうシートを作成し、会議の1週間前までに事務局へ提出してもらうのが1つの目安です。また、意見を否定しないというルールに基づいて1日目は自由闊達にアイデアを出す日とし、2日目はその中から生まれた良いアイデアをゴールに向けてブラッシュアップするといった会議の組み立て方法も、参加を自然と促すものになります。

上記のようなポイントを押さえるだけで、オフサイトミーティングの満足度はかなり高まるでしょう。事務局に求められる「裏方力」アップの参考にどうぞ。

関連リンク

関連記事

機材や飲食の手配など何でもご相談ください!
空室確認・ご予約は各店舗へお電話を!
店舗一覧 受付時間9:00~18:00(平日の月曜~金曜)
時間外はネットでどうぞ 空室確認・ご予約