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イオンコンパス会議室

貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
カテゴリー:
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インターネットで簡単に空き時間を照会、ネット申し込みだけで予約できる貸し会議室を利用している会社も多いでしょう。その理由は、なんといってもリーズナブルなところではないでしょうか。ブラウザ経由で直接申し込みを行い自己完結できれば、移動中でも会議の合間の時間にでも、気軽に予約ができるため効率的でもあります。

複数地域の会議室をまとめて手配するコツとは?

しかし、これが複数の貸し会議室の手配だったらどうでしょう。1つの会場で複数の会議室を手配するならば簡単ですが、異なる地域ごとに予約した貸し会議室情報をまとめようとすると大変です。会議室ごとに予約を行うケースが多く、、変更が生じる都度に地域ごとに異なる貸し会議室の会社へ問い合わせが必要になり、逐一予約を行っていると、業務も滞ってしまいます。

そこでおすすめしたいのが、複数の地域で会議室を運営する会社です。例えばイオンコンパス会議室では、東名阪に会議室を構えており、各地域の会議室を一括手配できます。その際の窓口はワンストップ。各地域の会議室の空き状況をまとめて管理しているため、1本の電話で東名阪の会議室予約を済ませられます。イオンコンパスが会議室を運営していない地域の会議室も全て、電話一本でまとめて場所探しから手配までお任せいただけるので、面倒な選定も時間がかかりません。

宿泊などの手配も一括で完了

さらにイオンコンパスでは、旅行代理店という強みを生かして、会議室手配に付随した宿泊や会食場、大人数で移動する場合のバスなどの一括手配も提供しています。会議室だけではなく宿泊を手配するメリットは、そのアクセスを考慮し近隣での宿泊も一括で予約でき、宿泊を伴うイベントや会議の準備負担も小さくできるのです。参加者から個別で入ってくる変更連絡も取りまとめて管理ができます。大都市圏をキャラバンで回るイベントや、各地域で期間限定の従業員を確保するための説明会など、貸し会議室一括手配サービスや、それに対応した会議室を活用すれば、1つずつ会議室を予約することもありません。

負担軽減に加えて、コンプライアンス上のメリットも

一括で手配できるメリットは、運営側の負担軽減だけではありません。会議を行う場所、や宿泊場所の全体情報をまとめて管理できるため、「緊急の連絡を取りたいのに、どこにいるか把握できていない」といった状況に陥ることもなく、企業としてのコンプライアンス向上にも役立ちます。また、「点」の情報ではなく「線」で情報を管理しているため参加者全体の行動把握も簡単で、万が一新幹線に遅れがでても、どの電車に乗っているかすぐにわかるため、開始時間をどの程度遅らせればよいか、代替ルートの手配といったことにも素早く対応できます。

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