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自社の会議室以外で行われるセミナーや説明会を開催するとき、普段と違う場所でランチを探すのが、外出の楽しみと考える人もいるのではないでしょうか? 特に駅前の会議室ならば、ランチスポットも多種多彩。デパ地下や地下街、ワゴン販売のお弁当など、テイクアウトランチの選択肢も…。しかし、実は昼食時間を挟むセミナーや説明会では、ランチタイムが参加者にとって「悩みの種」になることも…飲食店に一人で入る事が苦手だったり、周辺の飲食店が混雑していたり…。参加日の当日に「あらかじめ何か買っていった方がいいのかな?」と、参加者が考えていることも考慮しなくてはなりません。

不案内な場所で昼食場所を探す「不安」

参加者のなかには、普段行かない場所で、ランチを探すのを楽しみにしている人もいるかもしれませんが、主催する側とは少し状況は異なります。人気のランチスポットでは行列ができたり、注文の品が出てくるまでに時間がかかったり…。テイクアウトであればその心配は減らせますが、会議室の飲食持ち込みができなければ、食べる場所を確保するのに時間がかかってしまったりすることも。セミナーの休憩時間はもちろん限られていますが、移動や待ち時間にとられてしまう人が多いと、休憩後の再開が遅れてしまうケースも発生します。

参加者のランチの心配を軽減するには?

そこで、主催者側として、セミナーや説明会の時間に注力するのはもちろんですが、休憩時間である「ランチタイム」のタイミングや情報提供を気にかけることをおすすめします。具体的な方法としては、まずはランチタイムのピークを避けて休憩を取れるように配慮したり、参加前日までに近隣のランチスポットを紹介したり、テイクアウトのお弁当を買える場所と座って食べられる場所を案内してあげるといいでしょう。

もし、近場にお弁当を持ち込んで食べられるスポットがない場合は、ランチタイム・休憩時間に限ってセミナー会場での飲食を許可するのもいいでしょう。自由に参加者が飲食を持ち込みできる場所であれば、ランチの準備に対する心理的な負荷を下げますので、事前案内にそのような情報を入れることをお勧めします。外のお店で一人で飲食をするのが苦手な人も、結構多いものです。どちらも選べる環境が一番良いですし、効率重視の時間厳守のセミナーであれば、会議室でケータリングが準備されるところを選ぶなど、状況によって考慮する必要があります。

また、ランチスポットの多い貸し会議室を選ぶ、というのもの一案です。東京駅前の八重洲地下街や、大阪駅前ビルの地下などに近い会議室ならば、ビルを出て地下へ下ればランチの食べられるお店がたくさん。雨に振られても濡れずに行けるランチ立地は、利便性を考える上で、一つのポイントかもしれません。

たかがランチ、されどランチです。選びに慣れた人から見れば、些細なことかもしれませんが、そのような小さなホスピタリティを高めるだけでも、参加率アップと安心感を与えます。すでにランチスポットを知っているのであれば、その経験を活用してランチスポット一覧を作って、参加者にお知らせしてみてはいかがでしょう。

そこまで詳しくなくとも、最寄りのコンビニの案内を、受講直前のご連絡などで予め知らせておくことで、セミナー参加前に買い物を済ませることもできます。セミナー当日、できるだけ効率の良い動線づくりを参加者に伝えるだけでも、セミナー・説明会のホスピタリティはアップします。まずはそこから始めてみてはいかがでしょうか。

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