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MICE 会議 未分類
多くの支店を抱える企業や、多くの部署を抱える企業では、定期的に「店長会議」「幹部会議」といった、マネジメント職を集める会議を行っているケースが多く見られます。しかし、伝達すべき事項が多すぎて、上意下達のトップダウンの強い「儀式」のようなマンネリ化を感じているのではないでしょうか? せっかく現場のトップや、将来のマネジメント層が集まる会議ですから、そのようなマンネリを防ぐための工夫を、会議を運営する立場、そして会議の事務局側は考えておきたいものです。そこで今回は、店長会議や幹部会議を活性化するヒントを紹介します。

経営側からの情報共有以外の目的をプラスしよう

店舗や部署からの売上報告、そして意識合わせをともなう全体での情報共有は、一堂に会する会議で行うのが効率的です。そのような場所だからこそ、ぜひ共有したいのが「現場からの情報共有」です。つまり、トップダウンでの情報下達による発信だけではなく、ボトムアップによる情報の吸い上げおよび全体への共有を行う場にするのが望ましいといえます。

単に「現場からの情報が欲しい」というだけでは、情報は集まってきませんから、例えば、お客さまからのクレームとその対応による結果や、スタッフからの指摘で改善された事項といった、「失敗とその対策」「成功事例」の共有から始めると情報も集まりやすくなります。

ボトムアップの意見を引き出すために、ファシリテーターを

ただ、どんな情報を会議の場で共有するかを決めても、参加者が多い会議では、一定のメンバーに偏ってしまうケースが多いものです。そこで、ファシリテーターを立て、中立的な立場から出席者の発言・質問をまんべんなく引き出せるように心がけるのが大切です。ポイントは、意見に対して非難を行わないこと、そして、この取り組みを繰り返し行うことです。

失敗事例に限らず、意見について叱責するような空気になれば、意見を出すモチベーションも下がり、会議を行う本来の意味を失ってしまうでしょう。また、定期的に、ボトムアップ意見が吸い上げられ、経営の戦略に取り入れられている実感があることがわかれば、情報を集める感度も徐々に高まり、より質の高い意見や情報共有が行えるようになるのです。

ファシリテーターの役割は、会議の場で発言の交通整理を行うことに加えて、「次回、このようなことをテーマに情報をよせてください」と、次回への布石を打つことも忘れないようにしましょう。この「ひと仕込み」が、次回からの店長会議・幹部会議が活性化の素になるのです。

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