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小さな会議ならいざしらず、人数が多い会議や、出張をともなう会議、きめ細かい配慮が必要な役員会議や経営会議など、準備の負担が大きな会議の準備も総務の仕事…。とはいえ、それだけを日常的に専念できるわけではありませんから、業務負担は増えてしまいがち。そこで、「会議」の手配を、社内で処理するよりもアウトソースするメリットをご紹介します。

「第三者」による調整が、スムーズな手配を可能に!

通常であれば、社内の発表会の事務局業務は、自社内のスタッフで行うでしょう。しかし、それぞれに面識のある社内の人間だからこそ、お互いの利害が絡んだり、人間関係の軋轢があったりすることも…。参加者個人の様々なわがままに対応・調整しなければならないこともあります。また、Webから無料で利用できる日程調整サービスなどもありますが、すべての人が使いこなせるとはかぎりません。そうなると、普段の業務を抱えたまま、社内イベントの調整業務が増え、一部の担当者に負担が集中するケースも少なくありません。そこで、会議室に加えて、出張の交通手段、宿泊場所などを手配するとともに、関係者への日程調整もまるごと請け負ってくれるサービスの出番です。つまり、会議室利用にまつわる一切の周辺業務をアウトソースできるのです。社内の人間関係にかかわらない第三者による日程調整のほうが、案内発信・受付ともにスムーズにすすむこともしばしば。また、窓口を一元化でき、参加・不参加の変動にともなう調整作業で常に事務局担当が介入する必要がなくなるため、調整相手が多岐にわたる場合には、実は大変効率的な仕組みなのです。

一括外注で「内部統制」のサポートにも

手配や調整に手間取ってしまうと、予算管理や領収証のチェックまで手が回らず、無駄な経費を見逃してしまっている可能性もあります。小口の現金管理や出納作業という余分な業務も発生します。会社の規模によっては外注費のコスト以上のコストダウン効果も見込めます。もしも各種交通手配は社内の従業員任せになった場合、今度は管理がおろそかになってしまい「出張中の社員に緊急連絡をとろうとしたが、宿泊しているホテルがわからない」といった事態を防ぐ効果も、結果的に業務効率を高めるものとなります。昨今では自然災害も多発している中で、従業員の管理や危機管理が企業としても強く求められており、その点からもメリットが得られます。

混雑で取れないエリアの空室・空席を確保する「裏技」としても

例えばイオンコンパスで提供しているサービスは、会議室の手配から、参加者分の現地宿泊の手配、一括精算管理などもまとめて行います。また、東京八重洲会議室では、人材採用業務に特化した「採用業務支援サービス」の提供も。予算や規模に合わせた3つのプランをご用意しています。旅行代理店でもあるイオンコンパスのサービスを利用すれば、「旅行代理店の宿泊枠」で取りづらい宿泊の確保ができることも。空室が取りづらいエリアでの予約手段としても、利用できます。会議開催直前は、参加者の管理だけではなく、会議そのものの資料準備に追われる時期でもあります。そうした中での、突然の手配人数の変更は案外負担がかかるものです。社内の間接コストを下げて、本来やるべき業務に専念できる環境づくりのために、こうしたサービスを活用されてはいかがでしょうか。

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