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貸し会議室を利用してセミナーを開催する際には、来場者へのホスピタリティはもちろんですが、同時に、登壇いただく講師に対する配慮も大切です。気持ちよく講演をしてもらえれば、参加者の満足度も高まりますし、次の依頼もしやすくなります。そこで講師に対する「ホスピタリティ」を高めるコツを紹介します。講師へのホスピタリティ

【ポイントその1】講師控室の用意は大丈夫ですか!?

講演を行う部屋とは別に、控室を用意しましょう。もし予算や適当な広さの部屋がない場合は、パーテーションを使って控室スペースを設けるのもいいでしょう。
講演前は、リハーサルのほか、打ち合わせや進行シミュレーションなど、準備の時間が必要です。講師が集中して準備できる環境を用意することで、講演の品質向上が期待できます。
控室スペースは、大きめの貸し会議室を借りて、パーテーションで目隠しスペースを作れば、リーズナブルに控えスペースを用意できますので、オススメです。

【ポイントその2】演台に用意する飲み物は「ペットボトル+コップ」!

水差しでは重くて扱いづらく、またペットボトルだけでは飲みづらいもの。特に話している最中は口が渇きやすいので、ペットボトルよりも、コップで飲む方が素早く口を潤すことができます。そこで、ペットボトルだけを壇上にセットするのではなく、コップやグラスと一緒にセットしておくのがオススメです。また、人によっては冷たい飲み物が苦手な場合もありますので、常温のものを用意しておくのもいいでしょう。特に夏場は、冷えたペットボトルは結露してしまい原稿を濡らしてしまうこともありますから、それを防ぐためにも、常温の水は効果的です。一方で冷えた水やお茶を好む講師もいますので、確認しておくことで、登壇者へのホスピタリティをより高める事ができますよ。

【ポイントその3】タイムスケジュールの確認・入退場の動き(動線)はしっかりと伝達!

セミナー当日に会場で行うリハーサルや打合せは重要です。登壇者が交通機関のトラブルで開始時間直前に到着、という事態も考えられます。登壇者と打合せできずに、モタモタしてしまい、セミナー参加者をがっかりさせてしまったり、複数の登壇者がいる場合、テンポよく入れ替えできるように、司会や登壇者の動きや機材の操作はシンプルな段取りを心がけましょう。例えば、登壇者が登場するタイミングや、退場するタイミングの合図を決めておき、それが出たら動くというルールにしておけば、短時間でも問題なく伝えられます。なるべく、講演に集中できるような配慮が、その講演やセミナーの質を高めることにもつながるのです。

【ポイントその4】講師のプロフィールを入念に確認!

セミナー開始時に、司会者が登壇者の経歴を紹介する場面がありますが、セミナー名・講師名ともに間違っていたケースに遭遇したことがあります。これでは、講師も参加者もモチベーションが下がってしまいます。
間違っていなくても、プロフィールが棒読みだったり、司会者が理解していないそぶりを見せるのは、その後のセミナーの信頼性に大きく影響を与えかねませんので注意しましょう。また、開始前の待機スライドで「セミナー名」と「講師名」を大きく掲出しておきましょう。

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