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会社説明会開催後に「スペースが足りなかった…」と反省するケース、割と多いのだそうです。来場者の数に応じた座席やスペースを確保するのは基本ですが、いざ会社説明会やセミナーを行ってみると、待ち合いスペースや運営上スペースが不足することがあります。
とはいえ、もう一部屋を借りるほどではない…。そのようなケースで役立つのが「パーテーション」のレンタルです。今回は、運営コスト節約にも繋がる貸し会議室活用術をご紹介します。

【その1】パーテーションで、配付資料や資材のストックスペースを確保

大人数の会社説明会やセミナーの配布資料は、意外と場所を取ります。例えば、参加者に配布する「レジュメ」、「会社案内パンフレット」、「アンケート」、「筆記用具」など、そしてスタッフ用の「進行表」、「台本」、展示資材、また来場者への配布飲料などがある場合、さらに荷物は増えます。
ステージ側に余裕がなかったり、詰め込み気味に机がレイアウトされている貸し会議室の場合、セミナーの荷物を一時的に置くスペースが取れず、会場準備にも余計な時間を要します。なにより、来場者から丸見えの場所に、荷物があるのは、見栄えがよくありません。

【その2】パーテーションで、登壇者の控えスペースを設営

登壇者にとって、講演前は、スライドの流れを再確認したり、進行をシミュレーションしたり、トークの構成を考えたりする大切な時間です。来場者の目に触れる場所で待機してもらうのは避け、登壇者が集中できる環境をつくりたいものです。
また、有料セミナーや会社説明会の場合は、登壇者と来場者との間に一定の距離を保った方が、適度な緊張感をつくることができます。

登壇者の控え室にもう一部屋借りる場合、ちょうどよい広さの部屋がなかったり、コストの面で躊躇するケースも多いと思います。
そこで役立つのが、パーテーションです。会場の隅やステージ袖にパーテーションを設置し、登壇者の控えスペースをつくることができます。
控えスペースの設営や運営導線を想定し、スペースに余裕のある部屋を選んでおくことも重要です。スタッフとの顔合わせや事前の打ち合わせなども、参加者からは見えない場所で行うことができるため運営もスマートに演出できます。

また、セミナーに携わるスタッフが多数の場合も、控えスペースを用意した方が便利です。例えば、セミナー来場者が着席してから、直前でプログラム変更などといった重大な共有事項が発生した場合も、控えスペースがあればスマートに行うことができます。

【その3】パーテーションで、会社説明会参加者の控室

受付の開始時間よりも、かなり早い時間に参加者が会場に到着するケースも考えられます。
会場の付近に時間を調整できる場所があれば案内できますが、そのような場所があるとは限りません。そこで、会場前に参加者が来たときに待機いただくスペースや、控え室を用意しておくといいでしょう。早く会場に来る参加者は関心が高い傾向もあり、そのような契約見込みの高い参加者へのホスピタリティとして、控え室があれば説明会やセミナーへの参加モチベーションを損なうこともありません。

ワンサイズ大きな部屋を活用して、パーテーションを使って、控えスペースを設営したり、簡易的に室内を区切ることで、2部屋を借りるよりも、リーズナブルに必要なスペースが確保できます。

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