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学生向けの会社説明会シーズンを迎え、ビジネス街のそこかしこに、リクルートスーツに身を包んだ学生の姿を目にするようになりました。会社説明会の会場で待ち受ける採用担当者の心配も、募るシーズンでもあります。その心配とは「出席率」。採用担当者が共通して抱える悩みです。ある企業の話では、出席率の平均は申込者の約6割。天候が悪いと、5割を下回るケースもあるのだとか。申込者数に合わせて広い貸し会議室を確保しておいたのに、席が半分も埋まらず閑散とした光景に…などという事態は、できるだけ避けたいものです。

特に、採用担当者を「なぜ…?」と悩ませるのは「当日のキャンセル」。考えられる理由としては、他社とのダブルブッキングの調整不調、うっかり忘れ、そして悪天候や会場への道のりがわかりづらく迷ってしまい途中で帰ってしまうなどが挙げられます。最終的には、参加者の意志次第ではありますが、出席率を高めるためのポイントをチェックしておきましょう。貸し会議室での会社説明会の出席率を考える

参加申込者へ段階的にリマインドメールを送り、備忘を促すととも関心を持っていることをアピールしましょう

申込受付時や、説明会の1週間前、当日といったタイミングで、リマインドメールを送ることで、うっかり忘れを予防できます。会社説明会の概要についての文面を繰り返し送るのではなく、1週間前であれば会社説明会開催日の天気予報を絡めたり、当日のプログラムに関する案内を盛り込んだり、前日であれば最寄り駅の最寄り出口からの案内や詳しい目印など、その時々に必要な情報を送るといいでしょう。

会社説明会の中に参加型のプログラムがあることを事前に告知しましょう

参加者のモチベーションを高めるために、ワークショップ形式の会社説明会を開催するケースも増えています。しかし、それを事前に告知せず、当日会場に着いてから参加者はそのことを知る、ということでは、せっかくのモチベーションを高める効果も半減してしまいます。ワークショップのテーマなど詳細を告知するかどうかは別として、参加型のプログラムを行うという点は、事前に告知するのがよいでしょう。事前に送るリマインドメールの話のネタにもなります。

会社説明会の参加特典を設定しましょう

古典的な方法ではありますが、参加に対するインセンティブも、出席率低下の防止策として有効です。特に天候不順による出席率低下を予防するため、雨・雪の場合には、参加者に対して特典を用意する、といった方法もいいでしょう。例えばドリンクや、自社製品などが代表例。あまり高額なものにしてしまうと、特典目当ての参加者が増えてしまう可能性がありますので、ほどほどの金額感に設定しておきましょう。また、重い書籍など、荷物になってしまうものは避けましょう。

他社の会社説明会との違いを打ち出しましょう

多くの会社が同時期に説明会を行うため、バッティングは発生しがちです。学生の立場から見れば、もし同じ時間に重なった場合、より魅力のある内容を選ぶでしょう。そこで、会社説明だけではなく、「採用マナー・面接の基本」など、就職活動を行う学生に役立つ情報提供を行うなど、「説明会+α」のコンテンツを用意すると、バッティング時のキャンセルを減らすコツにもなります。

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