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オフィスビルの空き室有効活用法として注目を集めているのが、貸し会議室としての利用。駅前やビジネス街に、続々と貸し会議室が増えています。ビジネスセミナー等で会議室を利用する側としても、選択肢が増えて好都合…ではあるものの、数ある貸し会議室のなかから最適なところを選ぶ「選球眼」が求められるようになっている状況とも言えるのです。貸し会議室でのビジネスセミナー

■会場選びプロセスにおける「内見」の重要性はますます高まる

ビジネスセミナーで、前述のような貸し会議室を利用するケースも増えているようです。インターネットでの検索・比較・予約も簡単になり、最寄り駅や広さ、価格などのスペック情報だけで選ぶことも珍しくありません。しかし、住居やオフィスを選ぶときと同様に、事前に内見をしてから選んだほうが失敗やトラブルを回避できます。価格や立地だけであれば、Webからの情報だけでも足りるかもしれませんが、会議室の雰囲気や収容人数一人あたりのスペース、天井高、設備、最寄り駅からの徒歩でのアクセス時間やルートなどは、画面上で得られる情報だけでは、なかなか確認できないものです。

■貸し会議室の予約前にはぜひ内見を

Webからの予約は、場所や時間を選ばずにできますから、ぜひ予約の前に、貸し会議室は「内見」をしておきましょう。スタッフが常駐していない貸し会議室では、予約をしないと内見できないかもしれません。常駐スタッフのいる会議室であれば、ポッと開いた時間や移動の合間にフラッと立ち寄って内見できる場合が多いです。ただし、内見したい会議室が使用中ということもありますので、利用希望の会議室が内見できるかどうかを事前に確認しておくとよりスムーズです。

■内見時にチェックしておきたい下見のポイント

●最寄り駅からの実際のアクセス
曲がり角では目印となるポイントがあるかどうか、階段や坂といったアップダウンがあるかどうかなど、「初めて会場へ来る人が、迷わず来るために、どう説明すればよいか」を考えながらチェックしておきたい点です。

●ビル内の雰囲気
共用スペースは清潔か、お手洗いの広さ、喫煙所の有無、自動販売機の有無、他のフロアや隣接するオフィスから大きな音が聞こえないか、エレベーターの数やスピードは適切かなど、セミナーへ来場される方の視点で会議室のスペック情報だけではわからない点をチェックしましょう。

●準備に時間を取られないかどうか
セミナーの設営時間も、会議室のレンタル時間に含まれるのであれば、準備に時間を取られないかどうかも、気にしておきたいところです。具体的には、受付の設置場所や使用する機材や備品の内容、照明の調整方法、会場へ機材や資料の搬入がある場合はルートの確認を行っておきましょう。正面玄関からは台車利用ができないケースもあります。それが当日になってから判明すると、混乱の元になりかねません。搬入する荷物があるときには、確認しておきましょう。

あらかじめ下見を行うことで、準備すべきことも明確になり、セミナー当日の運営をスムーズに行うことができます。貸し会議室選びの際は、以上のポイントを押さえて、あらかじめ内見することをオススメします。

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