貸し会議室なら、駅とお客さまに近いイオンコンパスの貸し会議室

その1　各地からアクセスしやすいターミナル駅近くを選ぶ

貸し会議室を選ぶときには、自社オフィスからのアクセスも大切ですが、参加率の歩留まりを高めるためにも、立地は「参加者の利便」を最優先したいところです。都内在住者を対象とするのであれば、新宿・池袋・東京・品川・上野など山手線の主要乗換駅、関東圏在住者を対象とするなら、各県を走る路線のターミナル駅や、乗換駅がやはり便利でしょう。複数の路線からアクセスできるターミナル駅であれば、乗り入れ路線利用者にとっては交通費の負担も少なくなりますので、心理的負担を減らすこともできます。

さらに広い地域が対象となる会社説明会であれば、新幹線からのダイレクトアクセスができる東京駅や名古屋駅、そして大阪駅・新大阪駅の近くがベストな選択でしょう。ターミナル駅から近い貸し会議室なら、会場への案内の手間も減り、オペレーションの簡素化にも繋げられます。

その2　会社説明会の「質」を損なわないために、設備のスペックをチェック

お互い知った顔同士の社内会議であれば、プレゼンに対する「質」は多少大目に見てもらえますが、会社説明会の相手は初対面。会社概要や事業内容の説明をするにも、「声が聞こえづらい」「スライドが見づらい」といった設備の問題で、コミュニケーションロスを生じさせるのは避けたいものです。特に、会社案内のビデオがある場合は要注意。印象に残りやすいものですから、映像を流す場合にはAV機材の性能、具体的には会議室備品の型番やスペックをチェックしておきましょう。Webサイトで常設機材の型番等を記載している貸し会議室ならば、確認も簡単です。型番がわかれば、もし、貸し会議室のサイトではわからない点があっても、製造メーカーのサイトを検索すれば、機能や接続端子の詳細もわかります。

その3　常駐スタッフがいる貸し会議室を選ぶ

貸し会議室の設備を確認しただけで、安心してはいけません。できることであれば、当日のセッティング時間をなるべく短縮したいものですが、無人の貸し会議室では、荷物をあらかじめ会場へ送ることができません。つまり、荷物の搬入も、貸し会議利用時間と合わせて計画しなければなりません。そこで便利なのが、常駐スタッフのいる貸し会議室です。説明会の期日前に荷物を預けられたり、当日のAV機器セッティングをサポートしてくれたりと、準備の負担を大幅に減らしてくれます。特に、機材の取り扱いに慣れたスタッフがいるのは、心強いもの。準備にかける時間も減らせて、リハーサルを行ったり説明会そのものの準備に頭と体を使えます。

準備慣れしている、と思っている人はなおさら注意を。人間は慣れはじめたころに、大きなミスを犯しがち。来場者の気持ちをもう一度思い返しながら、ベストな選択と準備ができるよう、貸し会議室選びのポイントをチェックしておきましょう。