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イオンコンパス会議室

貸会議室120%活用術 採用、人事、営業企画、販売・・・貸会議室を使い倒すノウハウ
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MICE
会議や説明会、セミナーに欠かせない紙の資料。ペーパーレス化が叫ばれているものの、配布資料をデータのみに限定するのは、まだ難しいでしょう。参加者の端末によっては見られなかったり、見え方が違って意図が伝わらなかったりすることも少なくありません。しかし、参加予定者数の多いイベントともなるとその準備は大変です。何より、現場へ持って行くのも一苦労。置き場所の確保や、終了後の片づけ・持ち帰りにも気を配る必要があります。そんなお悩みには、「事前発送/事後発送」サービス対応の貸会議室を活用しましょう。

あらかじめ送っておける会議室を選ぼう!

数枚で済むホチキス留めの資料なら、会場の貸会議室に設置されたプリンターやコピー機で当日印刷すれば済むかもしれませんが、きちんと製本された資料や、枚数が多いものともなると、そうもいきません。

スタッフが常駐する会議室では、会議室の利用日前に、事前に荷物を送っておけるサービスを提供しているところもあります。何日前から会議室側で預かってもらえるかは、その会議室のルールによって異なりますので、利用する場合はあらかじめ確認しておきましょう。

イオンコンパス会議室の場合、事前発送対応な会議室では「ご利用日の1~2営業日前の9:00~18:00」に到着するよう発送する必要があります。早すぎても受け取りできない場合がありますので、必ずこの範囲で日時指定するようにしましょう。

また、会議室の利用が終わった後に、記入済アンケートや未配布資料など厳重に保管しなければならないものを手荷物として持ち帰ると、手がいっぱいに…なんてことも。会議室スタッフ側で資料や荷物を発送してくれる「事後発送」のサービスを提供しているところもあります。

イオンコンパス会議室では、着払い伝票を準備してあります。近所のコンビニなどに持ち込む必要もなく、その場で伝票を記入するだけで発送可能。会議室の利用時間が遅くなっても、荷物を預かり、翌営業日に発送してくれます。

「荷物の事前発送」がオプションサービスになっているところも!

会議室によっては、事前発送や事後発送に対応していなかったり、オプションサービスとして別料金がかかる場合もあります。オプション料金不要で利用できる貸会議室であれば、ぜひ積極的に活用しましょう。忙しい準備期間のひと手間を、コストをかけずに任せられ、本来の業務に集中しやすくなります。

事前発送ができないがために、時間指定の配送サービスを利用したり、運び役の社員を手配するといった、余計なコストの発生を見逃しているかもしれません。

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