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ストレージの容量が足りない場合は「大きなサイズのファイルから順に整理」

HDDやSSDの残り容量が不足している状況であれば、ファイルを容量順に並べ替えて、サイズの大きなファイルから順番にチェックしましょう。恐らく「動画」「写真」「圧縮された資料」「ダウンロードしたファイル」などが並んでいるのではないでしょうか。「すでに用済みのファイル」「いつでもダウンロードできるファイル」「ほとんど同じ内容の動画や写真」といったものは、削除しても問題ないファイルです。そのようなファイルが容量圧迫の要因になっているケースがほとんど。すべてのファイルをチェックせずとも、上位10％程度のファイルを削除できれば、容量不足は当面心配なくなるでしょう。

ファイル数が多すぎて見つけられない場合は「一時保存フォルダと月別フォルダ」で整理

ストレージ容量は心配ないけれども、デスクトップの上がファイルのアイコンで埋め尽くされて、目的のファイルがまったく見つけられないケースも、データの整理整頓が必要です。OSの機能でファイルの検索は可能ですが、ファイル名や種類を覚えておかなければ検索できません。プロジェクトごとや、ファイル内容ごとにフォルダ分類ができていれば理想ですが、内容を一つ一つチェックして整理する時間は無いでしょう。そこで大ざっぱに分類する方法がオススメです。

まずは、散らかってしまったファイルを「一時保存」と名付けたフォルダにすべて移動してしまいます。デスクトップがきれいに片づいたところで、一時保存フォルダ内に月別のフォルダを作ります。例えば「2018年1月」「2018年2月」…と1カ月ごとでもいいですし、2カ月ごと、4カ月ごとでもかまいません。去年のファイルがある場合は「2018年以前」と、1年単位でまとめるといいでしょう。

1年分のフォルダができたら最後の段階。ファイルの作成日順で並べ替えて、該当する月のフォルダへまとめていきます。すると、月をまたいでまとめておきたいファイルが出てくるはずです。そのファイルだけを月別フォルダとは別に「プロジェクトごとのフォルダ」に移していきます。これで一時保存フォルダ内には「月別フォルダ」と「プロジェクトフォルダ」にまとめられます。

そのうちに、古い月のフォルダは使わないファイルの溜まり場になっていきますので、数カ月に1度のペースで「○カ月以上前のフォルダはまとめて削除」というルールを決めておきましょう。