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仮払い＆立て替えで経理処理が繁雑に

出張が終わったあと、経理の締め日までにきっちりと経費の精算を済ませるタイプがいる一方で、いつまでも精算してくれないケースもあります。特に、仮払いの精算時に会社側へ返金する場合にはつい遅くなってしまう人も…。また、立て替えたことを忘れて、出張が終わって数カ月たってから領収書を提出するなんてことも。経費は発生した時期に経理処理されるのが基本ですが、出張者からの申告が遅れてしまうと経理の手間も増えてしまいます。

余分な出費が発生

立て替えてもらうことで、出張者本人が宿泊先や交通手段を予約できますが、予算の管理はやりづらくなってしまいます。出張日の間際で予約したために、適正価格の宿泊場所の予約が取れなかったり、新幹線・航空券の早割サービスが使えなかったり、また、出張時の宿泊費規定などがあっても、それが厳密に運用できるとは限りません。予約の手間を分散できているかもしれませんが、その分、高くついてしまっている可能性もあるのです。経費で落ちるからといって、費用が高いのに、あえて金券プレゼント付きの出張プランを選ぶなんてことも考えられます。

出張管理サービスで立て替え精算をゼロに。さらに…

もし、立て替え精算に関する余計な仕事をなくせれば、経理処理の負担が減るだけでなく、いままで見えなかった余分な出費までもゼロにできます。そのサポートをするのが、出張管理システムです。しかも、前述の問題が解決するばかりではなく、いままで見えなかった部分が可視化できます。

その1つが「旅費交通費」です。今までも経理上は数値が明確にされていたのでは？と思われるかもしれませんが、従来の数値は「適正な旅費交通費」ではなかった可能性があるわけです。出張管理サービスを使えば、ボリュームディスカウントや早期割引などを利用でき、適正な出張費を算出・分析ができるようになるのです。

もう1つは、「内部統制」の可視化。出張費を立て替えていた場合は、出張者がどのルートを使い、どこに宿泊したががはっきりするのは出張が終わった後。もし出張中に連絡が取れない事態が起こったら、所在地の把握ができませんでした。出張管理システムで一括予約をしていれば、不測の事態や災害対応が発生した場合にも、従業員の所在や動向を、さっと把握することができます。